Hóa đơn điện tử thay đổi hoàn toàn cách phát hành, quản lý hóa đơn như thế nào?

Hóa đơn điện tử được hàng trăm nghìn doanh nghiệp sử dụng để loại bỏ những bất cập từ hóa đơn giấy. Không chỉ giải quyết công tác kế toán hóa đơn, đây còn là công cụ tiết kiệm chi phí, góp phần chuyển đổi số thành công trong doanh nghiệp.

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, trước ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bởi vậy, từ cuối năm 2019 đến nay, hàng trăm nghìn doanh nghiệp đã nhanh chóng chuyển sang dùng loại hình hóa đơn này.

Điều này không chỉ cho thấy sự nỗ lực và quyết liệt của các cơ quan thuế trong việc tổ chức hàng loạt các hoạt động nhằm khuyến khích doanh nghiệp chuyển đổi sớm, mà còn xuất phát từ những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho doanh nghiệp. Các vấn đề của hóa đơn giấy đã được giải quyết như: giảm đến 90% thời gian, không mất các khoản chi phí in ấn, chuyển phát, phí phạt do sai sót, thất lạc hóa đơn, lại tra cứu hóa đơn dễ dàng nhờ mọi chứng từ được số hóa.

Với số lượng phát hành từ 750 đến 1000 hóa đơn tương ứng với số lượng booking mỗi ngày, bộ phận Tài chính kế toán của Luxstay – Nền tảng đặt homestay lớn nhất Việt nam hiện nay khó có thể tưởng tượng được sẽ xử lý như thế nào nếu không có hóa đơn điện tử. Viết tay hay tra cứu hàng nghìn hóa đơn giấy là việc không thể.

Anh Nguyễn Văn An – Trưởng phòng tài chính của Luxstay chia sẻ: “Chúng tôi không chỉ sử dụng riêng lẻ hóa đơn điện tử mà còn tích hợp phần mềm này với các phần mềm khác như kế toán, bán hàng để từ một thao tác phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động hạch toán, ghi nhận doanh thu, giảm thiểu thời gian và sai sót xảy ra.” Được biết đơn vị này đang sử dụng đồng bộ phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn của MISA và các nền tảng khác để tạo thành hệ sinh thái giải pháp số của mình.

Chị Lê Thị Hà - Kế toán Công ty TNHH TLC ENVIPRO Việt Nam – một khách hàng khác đang sử dụng meInvoice.vn, thấy hài lòng khi các giao dịch kinh doanh được đẩy nhanh nhờ hóa đơn điện tử. “Khi sử dụng hóa đơn giấy, các sai sót do viết tay thông tin khách hàng hay tình trạng thất lạc hóa đơn rất dễ gặp, khiến bộ phận kế toán chúng tôi mất nhiều thời gian và chi phí. Với hóa đơn điện tử, ngoài giảm đáng kể sai sót thì trên phần mềm chúng tôi đang dùng còn biết được khi nào khách hàng đã nhận hóa đơn. Người nhận cũng có thể thanh toán cho chúng tôi thông qua tính năng Thanh toán ngay” - chị Hà cho biết.

Theo MISA – đơn vị phát hành meInvoice.vn, để thuận lợi nhất cho người dùng, phần mềm hóa đơn điện tử này đã được kết nối với gần 50 phần mềm quản trị doanh nghiệp, tài chính kế toán khác. Tính năng mới cho phép phát hành hóa đơn ngay trên điện thoại, máy tính bảng cũng đã được cập nhật và là điểm hỗ trợ đắc lực cho các khách hàng ưu tiên sự linh động trong tác nghiệp.

Thay đổi thói quen, thay đổi cách làm để phát triển nhanh – mạnh trong thời đại chuyển đổi số và hóa đơn điện tử là một công cụ giúp các doanh nghiệp điều đó.

Doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về hóa đơn điện tử hay dùng thử tại đây.