Văn phòng ảo 'sống khỏe' mùa dịch

Covid-19 đang thúc đẩy việc thuê nơi đặt bảng tên công ty, gói tiếp nhận thư tín cơ bản cho một văn phòng ảo bất ngờ bùng nổ.

Khảo sát của VnExpress, vài tháng qua, mô hình đầu tư kinh doanh văn phòng ảo đang dịch chuyển từ làn sóng ngầm năm 2019-2020 thành sóng lớn đầu năm 2021. Một thương hiệu văn phòng ảo phổ biến trong giới khởi nghiệp ban đầu chỉ có địa điểm duy nhất tại một tòa nhà trên phố đi bộ Nguyễn Huệ, quận 1 nay đã mở rộng ra quận 2 (Thảo Điền), Bình Thạnh (trục đường Điện Biên Phủ), và quận Thủ Đức (tọa lạc trên Quốc lộ 13) với dữ liệu khách thuê lên đến hàng nghìn doanh nghiệp.

Khách thuê văn phòng ảo của đơn vị này là giới trẻ khởi nghiệp, các công ty quy mô cực nhỏ (1-3 người) và các công ty bán hàng trực tuyến, công ty công nghệ trụ sở ở châu Âu, Mỹ, Nhật, Trung Quốc, Singapore đặt chi nhánh tại TP HCM. Tất cả nhân viên của công ty thuê văn phòng ảo đều làm việc tại nhà. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần treo bảng tên công ty và đặt văn phòng tại địa điểm thuận tiện để tiếp nhận thông tin. Khoảng một vài lần trong năm, khách thuê văn phòng ảo có thể thuê phòng họp hoặc tăng thêm 1-2 chỗ ngồi cho nhân viên thời vụ trong vài tuần.

Không chỉ vậy, có đơn vị chỉ vừa chào sân thị trường văn phòng cho thuê được hơn một năm với quy mô hơn chục tòa tháp văn phòng cũng bắt đầu nhìn thấy miếng bánh béo bở ở thị trường ngách là văn phòng ảo. Ông Nguyễn Hồng Hải, Chủ tịch HĐQT VNO Group tiết lộ, năm 2020, công ty định vị cung cấp gói văn phòng giá rẻ tại quận 1, 3, 10 với giá trên dưới 400.000 đồng mỗi m2 một tháng. Trong quá trình quản lý, kinh doanh văn phòng giá rẻ, công ty và đã nhận được đơn đặt hàng thuê văn phòng ảo rất lớn suốt 12 tháng qua. Vì vậy, ông Hải cho hay, năm 2021 sẽ nhân rộng mô hình văn phòng ảo để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Văn phòng ảo thường chỉ có quy mô rất nhỏ, chiếm một hoặc hai sàn của các cao ốc tọa lạc tại khu lõi trung tâm quận 1, TP HCM. Ảnh: Quỳnh Trần.

Ghi nhận của VnExpress cho thấy, giá thuê văn phòng ảo dao động từ vào trăm nghìn đến vài triệu đồng một tháng đối với những loại hình dịch vụ khác nhau đi kèm với những gói thuê linh động. Tùy theo từng đơn vị cho thuê văn phòng ảo, sẽ có từ 3 đến 4 gói thuê như cơ bản, trung bình, nâng cao và thuê chỗ ngồi làm việc hoặc phòng làm việc riêng. Gói cơ bản sẽ cung cấp các dịch vụ tối thiểu như văn phòng giao dịch, chỉ sử dụng địa chỉ đăng ký văn phòng giao dịch, địa chỉ để đăng ký kinh doanh, đặt bảng tên công ty, lễ tân chuyên nghiệp, tiếp nhận thư, bưu phẩm, sử dụng wifi chung..., phí từ 399.000 đồng một tháng ở quận 2, cho đến 450.000-500.000 đồng một tháng ở quận 1.

Gói trung bình hay còn gọi là gói để làm trụ sở chính và giao dịch, ngoài những dịch vụ cơ bản sẽ thêm số giờ sử dụng bàn làm việc hoặc phòng họp chung miễn phí, có tổng đài điện thoại thông minh, cho mỗi tháng hoặc năm. Mức giá dao động từ 700.000 đồng đến một triệu đồng một tháng.

Gói nâng cao, giá thuê hơn một triệu mỗi tháng, sẽ có thêm số giờ sử dụng chỗ làm việc và phòng họp nhiều hơn 2-4 lần so với gói trung bình. Với những gói thuê chỗ ngồi hoặc phòng làm việc riêng, giá sẽ thương thảo với đơn vị cho thuê, tùy số chỗ ngồi, diện tích phòng. Tổng mức giá thuê văn phòng làm việc chung vẫn thấp hơn 50-80% chi phí thuê văn phòng truyền thống hàng tháng.

Cuối năm 2019, các văn phòng ảo đã tung ra nhiều khuyến mại để thu hút và hấp dẫn người thuê, như trả tiền một năm tặng thêm 1-2 tháng tiền thuê văn phòng ảo, tặng thêm dịch vụ... Trong năm 2020, bất chấp dịch bệnh và giãn cách xã hội đã khiến giá văn phòng cho thuê truyền thống chịu áp lực giảm mạnh, riêng giá cho thuê văn phòng ảo vẫn giữ nguyên cả năm.

Đầu năm 2021, cùng với niềm tin vaccine và sự quyết liệt trong phòng chống dịch của Chính phủ, thị trường văn phòng ảo đang ấm lên. Các nhà kinh doanh văn phòng ảo cũng bắt đầu mở thêm chi nhánh, mở rộng mạng lưới do nắm bắt nhu cầu và xu hướng của các doanh nghiệp, khi họ phải tinh gọn bộ máy nhân viên, cắt giảm chi phí. Hiện số lượng công ty đơn vị dịch vụ văn phòng ảo đã phát triển nhiều, với số lượng gần gấp đôi so với 2020.

Theo đánh giá của Thạc sỹ Trang Minh Hà, Viện Kế toán và Quản trị Doanh nghiệp - IABM, thị trường ngách văn phòng đang tăng nhiệt đáng kể. Đây là diễn biến bình thường vì nước chảy về chỗ trũng, tức các loại văn phòng càng tinh gọn, giá càng cạnh tranh sẽ có sức hút với khách thuê nhiều hơn.

Chi phí thuê mặt bằng văn phòng công ty chiếm tối thiểu 15-20% doanh thu của doanh nghiệp. Việc giảm nhân sự, tiền lương và phí thuê mặt bằng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển là yếu tố sống còn trong giai đoạn hiện nay. Vì vậy, việc kinh doanh văn phòng ảo có thể tiếp tục sôi động trong năm 2021. Tuy nhiên, nếu việc tiêm phòng vaccine và miễn dịch cộng đồng diễn ra khả quan, kinh doanh sẽ khôi phục trở lại sau đó khoảng 6-12 tháng. Do vậy, ít nhất đến hết năm 2022, thị trường văn phòng ảo mới giảm nhiệt khi miếng bánh thị phần có thể bị san sẻ cho văn phòng truyền thống.

Ông Hà cho biết thêm, so với văn phòng truyền thống, văn phòng ảo có khá nhiều ưu điểm giúp nó sống khỏe giữa đại dịch. Thứ nhất, chi phí thuê văn phòng ảo rẻ hơn từ 5 đến vài chục lần so với việc thuê mặt bằng riêng. Thứ hai, sự nở rộ của dịch vụ cho thuê văn phòng ảo sẽ giúp khách hàng, nhất là những doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhiều sự lựa chọn hơn cho mình chi phí thuê phù hơp nhất. Thứ ba, xu hướng làm việc tại nhà (Work From Home) đang dần trở thành thói quen và xu hướng tại các công ty làm việc qua internet giúp văn phòng ảo trở nên thịnh hành hơn.

Tuy nhiên, ông Hà cho rằng văn phòng ảo chỉ phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ hoặc siêu nhỏ. Với những doanh nghiệp quy mô vừa (trung bình) sẽ cân nhắc lựa chọn thuê các mặt bằng làm việc riêng, khi mức giá cho thuê mặt bằng văn phòng nhà phố đang khá rẻ do tác động của Covid-19.

Ông David Jackson, Tổng giám đốc Colliers Việt Nam xác nhận, đại dịch gây một số khó khăn nhất định cho văn phòng truyền thống nhưng đã làm tăng sức hút của văn phòng ảo. Điều dễ nhận thấy là Covid-19 khiến nhiều người phải làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà nhiều hơn đáng kể và hiệu quả vẫn rất cao.

Thời gian di chuyển đến văn phòng làm việc không còn là mối bận tâm và cha mẹ có nhiều thời gian hơn cho con cái và gia đình mình. Với các ứng dụng công nghệ hiện đại và đa dạng, việc gọi video để làm việc chung, họp phòng ban, công ty thực sự rất tiện lợi.

Hơn nữa, ngày càng nhiều người trẻ năng động quyết định khởi nghiệp với định hướng riêng. Ông David Jackson phân tích, ở giai đoạn khởi đầu, các dự án này đôi khi chỉ cần một địa chỉ văn phòng được đăng ký ở một địa chỉ nhất định, và sau đó họ có thể làm việc ở bất cứ đâu, tại nhà hoặc quán cà phê. Đây cũng chính là những lý do tạo ra nhu cầu cao cho phân khúc văn phòng ảo trong năm 2021 này và những năm tiếp theo. Xu hướng này là cơ hội cho các đơn vị đang quản lý các văn phòng có hiệu suất không tốt. Có thể văn phòng ảo chỉ là một phân khúc ngách trước đây, nó sẽ dần trở nên phổ biến hơn trong vài năm tới. Hơn nữa, chi phí biên (marginal cost) để cung cấp dịch vụ cho những người thuê kế tiếp là rất nhỏ và điều này tiếp tục tạo thêm lợi thế.

Tổng giám đốc Colliers Việt Nam cho hay, giá chào thuê khá ổn định ngay cả trong thời gian Covid-19 bùng phát và vẫn duy trì được sức hút đối với khách thuê. Ngoài rẻ hơn văn phòng truyền thống và văn phòng làm việc chung (co-working space), văn phòng ảo còn có lợi thế là người thuê không cần phải lo chi phí sửa chữa hay thiết kế, trong khi giá cả các dịch vụ cộng thêm như in ấn hay phòng họp lại khá "mềm". Điều này giảm đáng kể gánh nặng về chi phí vận hành. Không ít địa điểm đặt văn phòng ảo tọa lạc tại các khu trung tâm hay ở những tòa nhà hiện đại, nên thương hiệu của công ty ít nhiều cũng sẽ tốt hơn